​Không có gì ngạc nhiên khi bất kỳ nhân viên nào cũng sẽ cảnh giác với một cuộc khảo sát nhân viên không ẩn danh.

Tất cả chúng ta đều biết rằng một cuộc khảo sát nhân viên có thể là một công cụ mạnh mẽ để xác định:

• Điểm mạnh và điểm yếu của công ty bạn
• Tại sao hiệu suất của nhân viên lại đi xuống?
• Nhân viên của bạn có thực sự hài lòng với công việc của họ không?
• Tại sao Đội A hoạt động tốt hơn Đội B?

… và nhiều hơn nữa.

Thế nhưng, trừ khi bạn đang thực hiện một cuộc khảo sát nhân viên ẩn danh, rất có thể kết quả khảo sát sẽ là một đống dữ liệu không thể sử dụng được. Bạn có biết điều đó có nghĩa là gì không? Một tập hợp các kết quả khảo sát không chính xác và không sử dụng được.

Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi đã quyết định đúc kết kinh nghiệm của mình thành một danh sách các mẹo hữu ích để tận dụng tối đa các cuộc khảo sát nhân viên ẩn danh của bạn. 

Khảo sát nhân viên ẩn danh là gì?

Khảo sát nhân viên ẩn danh là khảo sát không thu thập thông tin cá nhân của những người tham gia khảo sát,  đảm bảo rằng những nhân viên đã tham gia cuộc khảo sát sau này không thể được xác định dựa trên các câu trả lời của họ.

 Logic đằng sau các cuộc khảo sát nhân viên ẩn danh thực ra rất đơn giản. Khi nhân viên cảm thấy thoải mái khi biết rằng từ phản hồi của họ không thể truy tìm được danh tính , họ sẽ cởi mở hơn trong việc đưa ra phản hồi trung thực. Tuy nhiên, các cuộc khảo sát nhân viên ẩn danh không dễ dàng như chúng ta nghĩ. Nếu bạn là một chuyên gia nhân sự hoặc một nhà lãnh đạo, đây là một số mẹo cần biết sẽ biến cuộc khảo sát ẩn danh của bạn trở nên hiệu quả hơn.

Mẹo 1: Sử dụng Khảo sát của bên thứ ba

Bạn có nghĩ rằng nếu bạn thăng chức cho một nhân viên và nói rằng:

Này, chúng tôi cần bạn tham gia một cuộc khảo sát nhân viên. Nhưng đừng lo lắng! Nó hoàn toàn ẩn danh. 

Bạn có nghĩ rằng bất kỳ nhân viên nào cũng sẽ xem đây là một cuộc khảo sát ẩn danh thực sự không? Chắc chắn không phải!

Họ sẽ coi nó giống như bất kỳ cuộc khảo sát nào khác và cuối cùng bnaj nhận được phản hồi thiếu chân thành của nhân viên.

Để thực sự thực hiện khảo sát ẩn danh của bạn, bạn có thể sử dụng công cụ khảo sát nhân viên của bên thứ ba.

Với các công cụ khảo sát của bên thứ 3, nhân viên của bạn có thể tự do cung cấp phản hồi thực sự và trung thực của họ cho các câu hỏi khảo sát mà không cần lo lắng về tính ẩn danh của họ.

Mẹo 2: Nghiên cứu cách thức phản hồi nhanh chóng.

Mối quan tâm chính mà hầu hết các chuyên gia nhân sự đối với các cuộc khảo sát ẩn danh là: Làm thế nào để theo dõi các phản hồi ẩn danh do nhân viên của chúng tôi đưa ra?

Đó là một câu hỏi khá chính đáng vì nếu không có sự theo dõi thích hợp, sẽ có nguy cơ hiểu sai các vấn đề nghiêm trọng. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải kiểm tra với nhà cung cấp công cụ khảo sát của bạn về các tính năng của họ để cho phép nguồn nhân lực theo dõi phản hồi của nhân viên. Thế nhưng, theo dõi có nghĩa là tính ẩn danh của những người trả lời khảo sát sẽ bị mất? Các lượt theo dõi là yếu tố không thể thiếu đối với hiệu quả của mọi cuộc khảo sát. Nhưng bạn  không nên thỏa hiệp về yếu tố ẩn danh vì bạn nên biết rằng nó rất quan trọng đối với nhân viên. Đó chính là lý do tại sao bạn nên  thiết kế tính năng "Hội thoại" đơn giản nhưng tiện dụng của mình.

Tính năng Hội thoại giúp quản trị viên khảo sát dễ dàng hơn trong việc theo dõi bất kỳ phản hồi nào của nhân viên thông qua giao diện trò chuyện dễ sử dụng. Trong khi đó, phản hồi tiếp theo sẽ đến trực tiếp trong hộp thư đến của người trả lời khảo sát được nhắm mục tiêu. Toàn bộ quá trình diễn ra tức thì, dễ dàng và không phức tạp. Quan trọng là  cả người gửi và người nhận sẽ hoàn toàn ẩn danh với nhau!

Mẹo 3: Không bắt đầu bất kỳ cuộc truy tìm nhân viên nào.

Đáng buồn thay, trong một số tình huống với các khảo sát ẩn danh, việc ẩn danh có thể gây ra một cuộc truy tìm nhân viên.Khi nhân viên đưa ra phản hồi không thuận lợi thông qua các cuộc khảo sát ẩn danh này, một số nhà quản lý cố gắng tìm ra người đã đưa ra lời chỉ trích. Bạn có thể hình dung ra một văn hóa công sở nơi nhân viên sợ hãi khi sử dụng địa chỉ IP thực của họ để hoàn thành cuộc khảo sát nhân viên không? Bạn thậm chí không cần một cuộc khảo sát nhân viên trong một văn hóa công sở như thế này. Bạn cần một chiến lược nhân sự tốt để giữ chân họ.

Chúng tôi hiểu rằng các cuộc khảo sát ẩn danh có thể mang lại nhiều chỉ trích hơn là thông tin chi tiết. Tuy nhiên, khi bạn tìm kiếm nhân viên để tìm ra người đã đăng một phần phản hồi cụ thể, điều đó sẽ ảnh hưởng đến kết quả khảo sát của bất kỳ phản hồi nào trong tương lai mà họ có thể cung cấp.

Tuy nhiên, có một số giải pháp giúp bạn dễ dàng mang lại phản hồi xác thực và có thể hành động được. Đây là cách thực hiện:

• Chọn các câu hỏi khảo sát có lựa chọn hoặc dựa trên quy mô thay vì các câu hỏi khảo sát mở. Các câu hỏi khảo sát mở ẩn danh giúp nhân viên đi lạc đề dễ dàng hơn.
• Giữ các câu hỏi cụ thể nhưng trung lập. Đừng hỏi- "Bạn có thích người quản lý và đồng nghiệp của mình không?" Thay vào đó, hãy hỏi- "Người quản lý của bạn có hỗ trợ bạn không?"
• Nhiều người thờ ơ với các cuộc khảo sát bởi vì họ tin rằng không ai sẽ làm bất cứ điều gì với kết quả khảo sát nhận được. Một cách quan trọng để thể hiện mức độ nghiêm túc của cuộc khảo sát nhân viên là phát triển một kế hoạch hành động ngay sau cuộc khảo sát và thông báo cho nhân viên của bạn. Điều này sẽ phản ánh rằng cuộc khảo sát đang được theo dõi chặt chẽ, điều đó sẽ truyền cảm hứng cho nhân viên để đưa ra phản hồi trung thực hơn.

Mẹo 4: Bạn đã truyền đạt tốt thông điệp về cuộc khảo sát cho nhân viên của mình chưa?

Giao tiếp cởi mở, trung thực và kịp thời là mạch máu của một doanh nghiệp. Và điều đó cũng bao gồm các cuộc khảo sát nhân viên ẩn danh.

Trước khi gửi bản khảo sát nhân viên ẩn danh đến các nhân viên của mình, bạn nên thông báo rõ ràng những điểm sau:

• Mục đích của cuộc khảo sát là gì?
• Tại sao cuộc khảo sát lại quan trọng như vậy?
• Khi nào cuộc khảo sát sẽ được tiến hành?
• Toàn bộ quy trình khảo sát hoạt động như thế nào?
• Hãy rõ ràng về cách thức hoạt động về khía cạnh ẩn danh của cuộc khảo sát.

Khi bạn cởi mở về các mục tiêu của cuộc khảo sát, nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi cung cấp phản hồi trung thực.

Mẹo 5: Đừng bỏ qua kế hoạch hành động

Nhân viên không thích điền vào các cuộc khảo sát bởi vì các tổ chức hiếm khi hành động theo phản hồi mà họ nhận được. Hầu hết mọi người xem khảo sát là một hoạt động vô nghĩa và không cần sự tham gia tích cực.

Để thu hút nhân viên tham gia vào các cuộc khảo sát trong tương lai, bạn không nên hoàn thành cuộc khảo sát bằng sự im lặng. Nghĩa là, nhân viên của bạn nên hiểu dữ liệu khảo sát sẽ được tính toán, phân tích và xử lý như thế nào.

Sau khi cuộc khảo sát kết thúc, hãy đảm bảo thực hiện theo các mẹo sau:

• Hỏi mọi người xem có cách nào để cải thiện trải nghiệm của nhân viên trong khi điền vào bản khảo sát không.
• Chia sẻ và thảo luận các kết quả khảo sát với nhân viên cũng như kế hoạch hành động của bạn để giải quyết các vấn đề.
• Trong khi thiết kế kế hoạch hành động, hãy bao gồm các nhà lãnh đạo cũng như các thành viên trong nhóm.
• Hãy nói cụ thể về những lĩnh vực cần được cải thiện.
• Lập một dòng thời gian và truy cập lại nó theo định kỳ để theo dõi tiến trình của nó.
• Chỉ định một người nào đó để hoàn thành từng cột mốc. Theo dõi liên tục.
• Khi bạn đạt được một cột mốc mới, hãy nhớ ăn mừng những chiến thắng nho nhỏ cùng đội của bạn.

Mẹo 6: Thay đổi là nỗ lực của cả nhóm

Sự thành công của một cuộc khảo sát nhân viên ẩn danh dựa trên sự đóng góp hai mặt:

• Những nhân viên cung cấp thông tin phản hồi trung thực.
• Đội ngũ lãnh đạo phản hồi kịp thời và hành động dựa trên kết quả khảo sát.

Nghiên cứu cho thấy rằng thường xuyên theo dõi đồng nghiệp sẽ tạo ra ảnh hưởng trong việc tạo ra sự thay đổi bền vững lâu dài trong hành vi lãnh đạo. Là một chuyên gia nhân sự hoặc lãnh đạo nhân sự, nhiệm vụ của bạn là đảm bảo rằng toàn bộ đội ngũ lãnh đạo - bao gồm cả các nhà quản lý - thực hiện một cách tiếp cận thực tế hơn với cuộc khảo sát.

Ban quản lý phải quan tâm sâu sắc đến các cuộc khảo sát nhân viên ẩn danh để có sự thay đổi có ý nghĩa. Nói một cách đơn giản, các nhà lãnh đạo không được là những người quan sát thụ động. Họ phải đóng một vai trò tích cực trong sự thành công của cuộc khảo sát. Bộ phận nhân sự cần cố gắng hết sức để các nhà quản lý tham gia ngay từ khi bắt đầu quá trình lập kế hoạch khảo sát. Một phần lớn lý do tại sao điều này hiệu quả là bởi vì hầu hết các nhà quản lý đều phù hợp hơn với những gì nhân viên thực sự muốn. Nhóm thiết kế khảo sát có thể sử dụng các đầu vào này để tạo ra trải nghiệm tối ưu cho nhân viên tham gia khảo sát. Tương tự, nó cho phép cả hai bên - bạn và các nhà lãnh đạo - đồng ý về mục tiêu của cuộc khảo sát và tập hợp mọi người lại trên cùng một trang. Do đó, một khi kết quả khảo sát được công bố, các nhà lãnh đạo sẽ có động lực ưu tiên trong việc thực hiện chúng.

Cuối cùng, mọi người có nhiều khả năng tham gia vào các cuộc khảo sát hơn khi chúng được ẩn danh. Sau đó, bạn có nhiều khả năng nhận được dữ liệu chính xác về cách nhân viên cảm nhận văn hoá làm việc, trải nghiệm của nhân viên, phần thưởng và chương trình công nhận và một số chủ đề khác.