​Bước vào giai đoạn “bình thường mới", sẽ có nhiều nhân viên có thể trở lại làm việc sau một thời gian dài làm việc tại nhà do ảnh hưởng của dịch Covid 19.

Việc chào đón lực lượng lao động trở lại văn phòng  sau một thời kỳ biến động kéo dài sẽ cần phải được lên kế hoạch cẩn thận. Các doanh nghiệp sẽ cần đảm bảo môi trường làm việc an toàn nhất có thể cũng như quan tâm đến những lo lắng của nhân viên khi quay trở lại. Hãy cùng tìm hiểu các nguyên tắc quan trọng sẽ giúp bạn chuẩn bị thật tốt để sẵn sàng chào đón các nhân viên của bạn trở lại văn phòng làm việc sau đại dịch Covid 19.

Nguyên tắc số 1: Giao tiếp rõ ràng

Đây là khoảng thời gian không chắc chắn đối với nhiều người, có rất nhiều nhân sự sẽ có thể lo sợ về sự an toàn của họ trong công việc và tài chính. Do đó, hãy giao tiếp rõ ràng và hiệu quả để đảm bảo rằng người lao động được cập nhật đầy đủ nhất về chiến lược của công ty trong giai đoạn này. 

Sau khi cân nhắc điều gì là tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn, bạn có thể sắp xếp theo từng nhóm nhân sự  khác nhau trong một khoảng thời gian, hoặc bạn có thể mời tất cả cá nhân sự bắt đầu làm việc lại vào cùng một ngày.

Bất cứ khi nào bạn có ngày bắt đầu cho những nhân viên cụ thể, hãy thông tin rõ ràng cho họ biết. Hãy nhớ rằng họ có thể cần thời gian để chuẩn bị cho sự trở lại. Nhiều người lao động có thể phải sắp xếp các trách nhiệm của bản thân hoặc phải đối mặt với lịch trình thách thức do đại dịch. 

Họ có thể đang chăm sóc trẻ em hoặc gia đình trong bối cảnh trường học vẫn tạm đóng cửa, và việc chăm sóc trẻ sẽ khó khăn hơn trong giai đoạn này. Họ sẽ cần các thông báo rõ ràng nhất có thể để họ có thời gian sắp xếp tình hình của mình, tạo điều kiện cho họ trở lại làm việc.

Nguyên tắc số 2: Chuẩn bị nơi làm việc của bạn

Các quy tắc về việc trở lại làm việc sẽ khác nhau tùy thuộc vào các doanh nghiệp và lĩnh vực kinh doanh của bạn. Điều quan trọng là bạn phải tiếp tục theo dõi các lời khuyên cập nhật của Bộ y tế trong bối cảnh thường xuyên thay đổi. Đối với nhóm nhân viên được đánh giá nên tiếp tục làm việc tại nhà, hãy đảm bảo rằng họ được đào tạo bài bản và có tất cả các thiết bị cần thiết, các quyền truy cập liên quan vào bất kỳ hệ thống trực tuyến nào cần thiết cho vai trò của họ.

Đối với nhóm nhân viên mà sự có mặt của họ tại văn phòng là rất cần thiết, các doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá rủi ro kỹ lưỡng để xác định những biện pháp bạn sẽ cần áp dụng để bảo vệ nhân viên của mình khỏi mối đe dọa từ COVID-19.

Bạn sẽ cần xem xét những thay đổi bạn sẽ phải thực hiện để đảm bảo rằng môi trường làm việc an toàn và phù hợp với các hướng dẫn của Bộ y tế. Chúng tôi khuyên bạn nên làm sạch văn phòng trước khi mở cửa trở lại và tăng tần suất dọn dẹp văn phòng  của bạn để đảm bảo an toàn và vệ sinh nhất có thể cho tất cả nhân viên.

Bạn nên cung cấp chất khử trùng tay ở nhiều điểm khác nhau ở nơi làm việc và khuyến khích nhân viên rửa tay thường xuyên. Bạn có thể cần phải đặt màn hình cá nhân như nhiều siêu thị đã hoặc di chuyển đồ đạc trong văn phòng của bạn để đảm bảo mọi người đang tuân thủ quy tắc xã hội cách xa hai mét.

Khi bạn đã xác định và thực hiện các biện pháp mới của mình, bạn nên chia sẻ kết quả đánh giá rủi ro với nhân viên. Thông báo những bước bạn đang thực hiện để đảm bảo an toàn cho nhân viên và những gì mọi người nên làm nếu họ cảm thấy không khỏe ở nơi làm việc. Làm điều này sẽ khiến nhân viên của bạn cảm thấy được hỗ trợ và bảo vệ.

Nguyên tắc số 3: Lắng nghe mối quan tâm của nhân viên về việc quay trở lại

Hãy dành thời gian trò chuyện cởi mở với nhân viên của bạn để họ có thể bày tỏ bất kỳ mối quan tâm hoặc nỗi sợ hãi nào mà họ có khi quay trở lại làm việc.

Đây là một giai đoạn chuyển tiếp mong manh và một số nhân viên có thể lo lắng về sức khỏe sẽ trở nên trầm trọng hơn bởi cuộc khủng hoảng này, dẫn tới họ có thể thấy lo lắng về nguy cơ khi quay trở lại văn phòng. Những nhân viên khác cũng có thể lo ngại về việc lây nhiễm vi-rút và truyền nó cho các thành viên gia đình dễ bị tổn thương. Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy, hai trong năm người lo lắng về việc trở lại làm việc sau khi bùng phát virus coronavirus. 

Đừng gạt bỏ những lo lắng này. Bạn nên  thiết lập một biểu mẫu phản hồi ẩn danh mà nhân viên có có thể điền vào trước khi trở lại, cho phép họ tự do và trung thực làm nổi bật mối quan tâm của họ và các giải pháp mà họ có thể mong muốn áp dụng.

Một số nhân viên có thể lo lắng về lộ trình đi làm và cách họ đi làm nếu họ cần phải đi lại, một số có thể muốn được đảm bảo về PPE và sẽ muốn được cấp khẩu trang hoặc găng tay để bảo vệ khi thích hợp. Lắng nghe những lo lắng của họ và cho họ biết những bước bạn đang thực hiện để xoa dịu họ,  cho họ biết điều gì sẽ khác biệt ở nơi làm việc khi họ trở lại.

Hãy dành thời gian xem xét những điều này và tìm ra giải pháp để đảm bảo rằng nhân viên của bạn cảm thấy an toàn, được bảo vệ và chăm sóc khi tới văn phòng. Điều này sẽ khiến họ cảm thấy thoải mái hơn và giúp họ thích nghi nhanh hơn.

Nguyên tắc số 4: Linh hoạt hơn trong cách tiếp cận của bạn

Hãy dành thời gian cho những nhân viên có thể trò chuyện với người quản lý trực tiếp của họ. Đây sẽ là thời điểm có lợi để người quản lý kiểm tra từng cá nhân một, tìm hiểu xem họ đã từng như thế nào, hoàn cảnh của họ có thay đổi gì không và họ có cần hỗ trợ gì thêm để quay trở lại làm việc trơn tru nhất có thể.

Đối với nhiều người, họ sẽ phải đối mặt với việc chăm sóc con cái, phải che chắn vì tình trạng sức khỏe tiềm ẩn của bản thân hoặc để bảo vệ những người mà họ sống cùng, và một số, thật không may, sẽ bị ảnh hưởng bởi mất mát do COVID-19. Hãy nhớ rằng mỗi nhân viên sẽ có những hoàn cảnh riêng mà họ phải đối mặt. Hãy ghi nhớ điều này và linh hoạt với cách thức làm việc của bạn.

Hơn bao giờ hết, nơi làm việc sẽ cần phải linh hoạt và thích ứng với người lao động. Tình trạng này đã buộc các doanh nghiệp phải cân nhắc những cách làm việc thay thế. Sử dụng những hoàn cảnh này để sáng tạo hơn trong cách tiếp cận của bạn, cho phép mọi người linh hoạt trong việc điều chỉnh phương thức làm việc cho phù hợp với nhu cầu của họ tại thời điểm này. Hãy tin tưởng nhân viên của bạn rằng họ sẽ hoàn thành công việc. 

Các điều kiện hiện tại có thể đòi hỏi mức độ thích ứng và sự thay đổi trong kỳ vọng. Thường là những lúc như thế này sẽ xuất hiện những cách làm việc sáng tạo mới có thể hoạt động tốt hơn về lâu dài cho người lao động và người sử dụng lao động. Mang lại cảm giác làm chủ và kiểm soát cho nhân viên có thể là một trải nghiệm phong phú cho phép họ kết hợp cuộc sống gia đình và cam kết công việc một cách hiệu quả hơn, tạo ra một lực lượng lao động hạnh phúc hơn mà vẫn hoàn thành công việc.

Hướng dẫn số 5: Làm cho nhân viên nhận thức được các vấn đề về sức khoẻ tinh thần

Đại dịch sẽ có ảnh hưởng đáng kể đến sức khỏe tinh thần của nhiều người. Những người đã đối mặt với các vấn đề sức khỏe tâm lý cụ thể có thể phải vật lộn nhiều hơn trong giai đoạn này, và những người khác có thể phải đối mặt với các vấn đề sức khỏe tâm lý lần đầu tiên do căng thẳng của coronavirus.

Bạn có nghĩa vụ quan tâm đến nhân viên của mình, không chỉ đối với sức khỏe thể chất mà còn phải nhận thức và giúp đỡ về sức khỏe tinh thần của họ. Hãy quan tâm đến việc những người lao động trở lại của bạn có thể bị ảnh hưởng như thế nào. Ví dụ: gửi thông tin cho các đồng nghiệp trở về về các điều khoản sức khỏe tinh thần  mà công ty của bạn cung cấp cũng như hướng dẫn và hỗ trợ nếu họ cần giúp đỡ.

Bạn cũng có thể hướng họ đến các tổ chức như có  nhiều nguồn lực khác nhau để giúp đỡ những người đang gặp khó khăn. Lo lắng, căng thẳng và gia tăng sự cô lập với xã hội chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến tâm trạng và sức khỏe tinh thần của con người. Cung cấp cho họ các công cụ sẽ giúp họ tìm ra cách đối phó.

Những phương pháp đầu tư vào việc chăm sóc sức khỏe tinh thần của nhân viên sẽ giúp ích cho mọi người về lâu dài, đảm bảo nhân viên được hỗ trợ để họ cảm thấy tốt nhất có thể và ở một nơi tốt để cảm thấy gắn bó và hạnh phúc trong công việc. Đảm bảo chăm sóc nhân viên của bạn tại văn phòng cũng như những người vẫn đang làm việc tại nhà.

Kết luận

Thế giới đã thay đổi, cách chúng ta vận hành trong xã hội cũng phải thay đổi, và thế giới lao động cũng phải thích nghi với cách tồn tại này. Đối với những người lao động trở về từ vùng đất xa xôi, các công ty sẽ phải giúp họ ổn định trở lại cuộc sống làm việc, cân nhắc đến ảnh hưởng của đại dịch đối với sức khỏe tinh thần của mọi người.

Nhân viên muốn cảm thấy được hỗ trợ và chăm sóc bởi người sử dụng lao động của họ, có nghĩa vụ quan tâm để đảm bảo môi trường làm việc an toàn nhất có thể và các công ty sẽ phải chịu trách nhiệm về những cách họ đã đối phó với đại dịch này.​