​Một Giám đốc Nhân sự, nếu quan tâm đến những lợi ích mà AI có thể mang lại cho doanh nghiệp thì không cần thiết phải tìm hiểu chính xác về chương trình, công nghệ và ứng dụng của họ. Thay vào đó, hãy nghĩ về AI từ góc độ kinh doanh bằng cách tự đặt ra những câu hỏi sau:

• Giá trị kinh doanh của ý tưởng này là gì?
• Những quy trình nào cần được hỗ trợ?
• Cần điều kiện gì để những quy trình này hoạt động?

AI giúp HR như thế nào?

Một cách để suy nghĩ về sự hữu ích của AI là hãy xem xét quan điểm về vòng đời của nhân viên. Điều này tương tự như cách người bán hàng nghĩ về vòng đời của khách hàng – vì trên thực tế, nhân viên hiện tại và nhân viên trong tương lai đều là khách hàng của HR. Vòng đời của khách hàng có thể khác nhau giữa các ngành và thậm chí là cùng lĩnh vực nhưng khác công ty, vì vậy hãy coi vòng đời được mô tả dưới đây là một ví dụ. Lập bản đồ vòng đời của nhân viên sẽ giúp trả lời cho hau câu hỏi đầu tiên. Cuối bài viết sẽ là những quan điểm về cách khiến nó hoạt động.

Nói chung, hầu hết các bộ phận nhân sự phải thực hiện ít nhất một số điều sau đây để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp:

Tìm nguồn cung ứng: Các ứng viên tiềm năng cần tìm hiểu về cơ sở tuyển dụng và tổ chức của bạn. Điều đó có nghĩa là tiếp cận đúng đối tượng và nhận được các bản mô tả công việc và các thông tin ứng tuyển cho đúng người. AI làm cho quá trình này hiệu quả hơn bằng cách trình bày các cơ hội việc làm cho đúng ứng viên mục tiêu, dẫn đến các ứng viên phù hợp hơn. AI có thể lập trình mua quảng cáo sẽ tiếp cận nhân khẩu học, phân khúc ngành và hồ sơ sở thích cụ thể. Các công cụ AI cũng có thể điều chỉnh cách diễn đạt và ngôn ngữ trong quảng cáo để tối ưu hóa mức độ tương tác.

Sàng lọc: Việc sàng lọc ứng viên tốn nhiều công sức và tẻ nhạt. Các công cụ phân tích văn bản cơ bản (một dạng của AI) sử dụng đối sánh mẫu để xác định các kỹ năng và trình độ học vấn cần thiết và sàng lọc những ứng viên không đáp ứng các yêu cầu cơ bản. Một cách tiếp cận mang nhiều sắc thái hơn là sử dụng những lần tuyển dụng thành công trong quá khứ để xác định các ứng viên bằng cách đối sánh hồ sơ với các mẫu tinh tế hơn. Cách tiếp cận này phụ thuộc vào việc có một số lượng lớn các bản lý lịch đại diện cho trình độ của các ứng viên lý tưởng cùng với thông tin lịch sử về hiệu suất của những người có các trình độ đó.

Phù hợp: Việc xác định sự phù hợp của ứng viên với công việc đòi hỏi họ phải được đánh giá trên nhiều khía cạnh. Nhiều phương pháp đánh giá có thể đề cập đến các tiêu chí khác nhau như phong cách ứng xử, cách tiếp cận giao tiếp, xu hướng chấp nhận rủi ro, phong cách và khả năng học tập, kỹ năng kỹ thuật và nhận thức. Giá trị của các loại đánh giá này là hiểu được cách ứng viên sẽ tương tác với người giám sát, quản lý và đồng nghiệp và liệu các kỹ năng mềm và cứng của họ có phù hợp với nhu cầu và phong cách của vai trò, vị trí và đội ngũ hay không.

AI so sánh đánh giá của ứng viên với kết quả của những người thành công trước đây hoặc hiện tại trong cùng một công việc. Ví dụ: người ta sẽ không đặt một người hướng nội vào vị trí bán hàng hướng ngoại hoặc đặt một người giải quyết vấn đề sáng tạo, người tránh các thủ tục và quy tắc vào một vị trí đòi hỏi sự nghiêm ngặt và tuân thủ quy trình (ví dụ: kiểm toán viên hoặc kế toán). Có hàng chục nhà cung cấp có thể trợ giúp với loại đối sánh này; một số có một ngành hoặc thậm chí chuyên môn hóa vai trò (chẳng hạn như đánh giá khả năng và phong cách của một lập trình viên) trong khi những người khác thì tổng quát hơn.

Quản lý: Cũng giống như một tổ chức bán hàng quản lý một hệ thống cơ hội và triển vọng bán hàng, tổ chức tuyển dụng quản lý một hệ thống nhân tài. Điều quan trọng là giữ lại kết quả của các cuộc phỏng vấn và đánh giá cũng như các cuộc trao đổi liên tục. Một ứng cử viên tuyệt vời có thể quan tâm đến tổ chức (và ngược lại), nhưng thời điểm có thể không đúng. Các ứng viên so sánh các cơ hội một phần dựa trên cách họ được đối xử trong suốt quá trình. Trải nghiệm tiêu cực không chỉ ảnh hưởng đến việc họ có đảm nhận vị trí hay không mà còn ảnh hưởng đến cách họ truyền đạt kinh nghiệm của mình cho đồng nghiệp, đồng nghiệp và thị trường rộng lớn hơn.

Để cải thiện trải nghiệm của ứng viên, nhân viên nhân sự phải xác nhận đã nhận đơn và nhanh chóng thông báo cập nhật trạng thái. Điều này bao gồm việc trả lời các câu hỏi thông thường và lên lịch và quản lý hậu cần phỏng vấn và đánh giá. Tuy nhiên, số lượng lớn người tìm việc hoặc nhiều tương tác được tạo ra bởi các vị trí khó lấp đầy thường khiến việc này trở nên quá tốn kém nếu thực hiện thủ công. Các công cụ AI có thể giúp tự động hóa từng tác vụ này. Chatbots có thể cung cấp câu trả lời thông thường cho các câu hỏi, nhưng chúng phải được kiểm tra kỹ lưỡng và bao gồm các tính năng cho phép con người báo cáo.

Giới thiệu, đào tạo và phát triển kỹ năng: AI có thể giúp đảm bảo sự hài lòng và duy trì công việc cao hơn, ngay cả sau khi nhiệm vụ tuyển dụng đã hoàn thành và ứng viên đã được giao cho người quản lý tuyển dụng. Các công cụ đánh giá và dự đoán kỹ năng công việc và thành công cuối cùng cũng có thể xác định khoảng trống kiến thức và kỹ năng. Các chương trình học điện tử tùy chỉnh có thể lấp đầy những khoảng trống đó; nhiều công cụ AI có sẵn để hỗ trợ đào tạo tại chỗ. (Ví dụ: các trung tâm cuộc gọi sử dụng mô phỏng AI để đào tạo các đại diện của trung tâm cuộc gọi mới.) Các bot trợ giúp có thể cung cấp câu trả lời theo thời gian thực cho nhân viên mới. Các công cụ kiến thức được hỗ trợ bởi AI giúp tận dụng tốt hơn kiến thức và chuyên môn của tổ chức sẽ làm tăng sự hài lòng và khả năng giữ chân công việc.

Ba lĩnh vực ứng dụng rộng rãi cho các quy trình nhân sự do AI hỗ trợ

Tuyển dụng, sàng lọc và thuê đào tạo và phát triển kỹ năng Công việc kiến thức hàng ngày

• Sàng lọc ứng viên thông qua các quy trình lý lịch cũng như đánh giá kỹ năng và năng lực, xác định lỗ hổng kiến thức, cơ hội đào tạo lại, đăng ký lại kinh nghiệm, khả năng trí tuệ và sự phù hợp tính khí.
• Các mô hình thống kê về trang điểm giáo dục, cảm xúc và tâm lý phù hợp với hồ sơ công việc và mô hình của những người nộp đơn thành công.
• Quản lý lực lượng lao động bằng cách sử dụng máy học để dự đoán khối lượng hỗ trợ khách hàng dựa trên các yếu tố như kỳ nghỉ, kỹ năng cần thiết, sự thay đổi theo mùa, tác động từ thời tiết và thay đổi nhu cầu do khuyến mại.

Giới thiệu, đào tạo và phát triển kỹ năng: AI có thể giúp đảm bảo sự hài lòng và duy trì công việc cao hơn, ngay cả sau khi nhiệm vụ tuyển dụng đã hoàn thành và ứng viên đã được giao cho người quản lý tuyển dụng. Các công cụ đánh giá và dự đoán kỹ năng công việc và thành công cuối cùng cũng có thể xác định khoảng trống kiến thức và kỹ năng. Các chương trình học điện tử tùy chỉnh có thể lấp đầy những khoảng trống đó; nhiều công cụ AI có sẵn để hỗ trợ đào tạo tại chỗ. (Ví dụ: các trung tâm cuộc gọi sử dụng mô phỏng AI để đào tạo các đại diện của trung tâm cuộc gọi mới.) Các bot trợ giúp có thể cung cấp câu trả lời theo thời gian thực cho nhân viên mới. Các công cụ kiến thức được hỗ trợ bởi AI giúp tận dụng tốt hơn kiến thức và chuyên môn của tổ chức sẽ làm tăng sự hài lòng và khả năng giữ chân công việc.

Học trực tuyến được cá nhân hóa thích ứng với tư duy và phong cách học tập của người dùng

• Sửa chữa và đào tạo kiến thức thông qua Học trực tuyến thời gian thực, được cá nhân hóa, có thể nhanh chóng đào tạo lại mọi người cho các vai trò công việc mới.
• Hỗ trợ đào tạo đúng lúc cung cấp thông tin phù hợp với ngữ cảnh.
• Các ứng dụng lớp phủ thực tế tăng cường cung cấp tham chiếu ảo cho các tác vụ vật lý.
• Đánh giá hiệu suất với xác thực theo hướng dữ liệu để giảm đánh giá chủ quan và cải thiện sự thành công trong sự nghiệp và phát triển cá nhân.

Không gian cộng tác hỗ trợ quy trình quản lý và gắn thẻ tự động.

• Tìm kiếm theo ngữ nghĩa để cải thiện khả năng truy cập thông tin (bao gồm các ứng dụng dựa trên tìm kiếm tích hợp các nguồn thông tin có cấu trúc và phi cấu trúc cũng như các hệ thống trả lời câu hỏi xác định ý định của nhân viên với học máy.
• Các bot trợ giúp, cấu hình và giao dịch để cho phép truy xuất thông tin phi cấu trúc, hướng dẫn người dùng thông qua việc thiết lập sản phẩm và thiết bị phức tạp cũng như thực hiện các truy vấn thông thường về nguồn dữ liệu có cấu trúc.

Cần có những gì để làm cho AI hoạt động

Như đã viết ở trên, "AI không phải là ma thuật." Nó cần phải được hiểu. Thành công đòi hỏi sự rõ ràng của quy trình kinh doanh. Nếu con người không thể tìm ra, AI sẽ không thể gia tăng giá trị. Bắt đầu bằng cách lập bản đồ vòng đời nhân viên của bạn. Làm thế nào để bạn tìm thấy tài năng? Làm thế nào để bạn sàng lọc ứng viên? Bạn đánh giá chúng như thế nào? Nhận được sự đồng thuận trong tổ chức của bạn về vòng đời hiện tại càng chi tiết càng tốt. Các nút thắt ở đâu? Do đâu mà mọi thứ đi chệch hướng? Kinh nghiệm của ứng viên là gì? Làm thế nào nó có thể được cải thiện? Đừng nghĩ đến công nghệ, chỉ cần hiểu cách mọi thứ đang được thực hiện và tác động đến các bên liên quan bên trong và bên ngoài.

Điều quan trọng là phải hiểu vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết bằng cách sử dụng AI. Đừng bắt đầu với các công cụ và tìm kiếm các vấn đề cần giải quyết. Bắt đầu với những thách thức kinh doanh của bạn và mô tả chúng càng cụ thể càng tốt. Đây là lý do tại sao việc lập bản đồ vòng đời của nhân viên là rất quan trọng. Bạn không thể tự động hóa những gì bạn không hiểu và bạn không thể tự động hóa một mớ hỗn độn. Nếu bạn bắt đầu xem xét các nhà cung cấp, hãy yêu cầu họ demo các kịch bản và trường hợp sử dụng của bạn, thay vì của họ.

Một yếu tố quan trọng khác là xác định thành công. Phần nào của quy trình sẽ được cải thiện và các biện pháp cơ bản là gì? Xem xét những gì đang được đo lường ngày hôm nay và đảm bảo các bên liên quan hiểu và tin tưởng các biện pháp đó cũng như bất kỳ cải tiến nào đã hứa. Nếu mọi người không tin tưởng vào các đường cơ sở, họ sẽ không tin rằng việc sử dụng các công cụ AI đã tạo ra bất kỳ cải tiến nào. Dữ liệu chất lượng tốt là rất quan trọng. Xác định các nguồn dữ liệu và đảm bảo kiểm tra các giải pháp của nhà cung cấp bằng cách sử dụng dữ liệu và các trường hợp sử dụng của bạn.

Một lưu ý cho HR là rủi ro có thể có sự thiên vị trong các chương trình. Yêu cầu nhà cung cấp chứng nhận bằng văn bản cách họ phát triển mô hình và xác thực dữ liệu của họ. Lưu ý về những thành kiến tiềm ẩn có thể khiến AI hiểu sai về trình độ của ứng viên hoặc vô tình sàng lọc kết quả cho một trường hợp nhân khẩu học hoặc sử dụng cụ thể. Nếu các nguồn dữ liệu mà nhà cung cấp đã xây dựng công cụ của họ không phù hợp với sự đa dạng hoặc nhân khẩu học của mục tiêu của bạn, điều đó có thể dẫn đến sự sai lệch ngoài ý muốn.

Ngoài những điều nói ở trên, AI còn có nhiều ứng dụng tiềm năng khác trong lĩnh vực nhân sự, từ việc nắm bắt kiến thức kinh nghiệm của những nhân viên lâu năm đến việc cung cấp thông tin nhạy bén và kịp thời hơn trong toàn tổ chức. Đào tạo và quản lý tri nhân sự trên AI là một lĩnh vực rất thú vị. Việc kết hợp AI vào chức năng nhân sự có thể trở thành một lợi thế cạnh tranh chính cho doanh nghiệp của bạn. Bạn càng sớm khám phá những lợi ích tiềm năng của nó, bạn càng nhanh chóng gặt hái được phần thưởng của nó.

—  TNTalent - Giải pháp nhân sự —

Nguồn: blog.shrm.org