​Onboarding được hiểu là đào tạo nhập môn cho nhân viên mới. Đây là quá trình giúp những người mới tiếp xúc, làm quen và hòa hợp với văn hóa doanh nghiệp lẫn công việc để tự tin cống hiến năng lực. Cũng chính vì đây là quy trình cơ bản bất kỳ doanh nghiệp nào cũng thực hiện nên thường được cho rằng không có nhiều vấn đề.

Tuy nhiên, quy trình onboarding lại tiêu tốn khá nhiều “chi phí ẩn” – nguồn cơn của nhiều rủi ro mà nhà quản trị có thể chưa chú ý tới.

Chi phí ẩn là gì?

Chi phí ẩn tên tiếng Anh là imputed cost, implied cost, implicit cost hay notional cost được định nghĩa lad bất kỳ chi phí nào đã phát sinh không rõ ràng, không cần nhất thiết phải được báo cáo dưới dạng một khoản chi phí riêng biệt.

Trong các quyết định tài chính của doanh nghiệp, loại chi phí này luôn được xem xét khi đi tới quyết định về cách phân bổ nguồn lực của công ty. Chi phí ẩn tăng đồng nghĩa với việc sử dụng nguồn lực kém hiệu quả khiến doanh nghiệp tiêu hao, gặp nhiều rắc rối.

Dưới góc nhìn kinh tế, chi phí ẩn giúp các nhà quản lý tính toán lợi nhuận kinh tế tổng thể, trong khi “chi phí hiện” được sử dụng cho mục đích lợi nhuận kế toán. Do không được hạch toán như chi phí hiện vì thế nhiều doanh nghiệp chưa nhìn nhận ra nhiều rủi ro từ chi phí ẩn.
Để có cái nhìn rõ hơn về chi phí ẩn, hãy cùng HR Insider 4.0 tìm hiểu một bài toán mà doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt: Chi phí ẩn trong quy trình onboarding cho nhân sự mới tại doanh nghiệp.

Chi phí ẩn trong quá trình onboarding bao gồm những gì?
Nhân sự bước vào công ty, khi thực hiện onboarding gần như sẽ trải qua các giai đoạn như sau:

• Pre-onboarding
• Ngày làm việc đầu tiên
• Giai đoạn thử việc (1 – 2 tháng)
• Giai đoạn sau thử việc

Vậy từng giai đoạn sẽ phát sinh những chi phí ẩn nào? 

1. Pre-onboarding
Chi phí cho thủ tục giấy tờ và thời gian hành chính
Quá trình onboarding đòi hỏi rất nhiều giấy tờ: đăng ký lợi ích, biểu mẫu kê khai thuế, hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động, sổ tay nhân viên, thỏa thuận bảo mật,… Chi phí giấy mực cho quá trình này là chi phí hữu hình, nó thậm chí được coi là quá nhỏ để kê khai.

Còn lại, chi phí thực tế hay chính là chi phí ẩn mà chúng ta cần tìm kiếm xuất phát từ thời gian hoàn tất giấy tờ và xử lý các thủ tục hành chính đến từ trước hết là bản thân nhân viên, tiếp theo sau là đến từ bộ phận tuyển dụng, hành chính – kế toán, tài chính,… – các nơi chịu trách nhiệm liên quan đến giấy tờ thủ tục đó.

Theo một tính toán của Glassdoor, giả thiết một nhân sự phụ trách tuyển dụng kiếm được 25 đô la một giờ. Bạn thuê 50 nhân viên mới mỗi năm, mỗi nhân viên phải mất 10 giờ thời gian hành chính để xử lý tài liệu của họ. Điều đó làm tăng thêm tới 12.500 đô la mỗi năm – một con số không nhỏ đòi hỏi sự cân nhắc từ tất cả các công ty, không chỉ công ty lớn.

2. Giai đoạn thử việc

Chi phí sử dụng cơ sở vật chất

Doanh nghiệp phải chuẩn bị một số cơ sở vật chất, vật dụng cần thiết cho nhân viên mới, chẳng hạn như: thẻ nhân viên, máy tính, đồng phục,… Ngoài ra, một số doanh nghiệp coi trọng quy trình onboarding, họ có thể tặng quà cho nhân viên để thể hiện sự trân trọng cũng như tạo động lực cho nhân viên.

Chi phí ẩn ở đây không phải là giá trị của những cơ sở vật chất mà là chi phí sử dụng chúng trong thời gian thử việc. Trong trường hợp công ty có nhiều nhân sự mới onboarding cùng một lúc, phần chi phí bị đội lên chính là chi phí trang thiết bị dành cho đội ngũ nhân viên này trong khoảng thời gian onboarding. Mặt khác, trường hợp nhân viên bỏ giữa chừng hay không được duyệt trở thành nhân viên chính thức, chi phí cho cơ sở vật chất tạm thời bị lãng phí.

Khi doanh nghiệp tuyển nhân viên mới, có khả năng cao họ chưa làm việc hiệu quả những ngày đầu đi làm. Thậm chí phải mất vài tháng những nhân viên này mới cảm thấy thoải mái trong vai trò mới.

Theo thống kê cho thất, phải mất từ 8 đến 26 tuần để một nhân sự mới phát huy hết năng suất tại môi trường làm việc. Trước đó doanh nghiệp đang mất đi chi phí, hay nói cách khác, nhân viên mới đang tiêu tốn chi phí của công ty hơn là giá trị họ mang về. Sau khi bước qua giai đoạn này, khi nhân viên phát huy hết năng lực bản thân, sự sinh lời xuất hiện cho công ty (ROI>0). Đây được gọi là điểm hòa vốn.

Công việc có nhiều tác vụ phức tạp, yêu cầu năng lực chuyên môn ngày càng cao thì càng mất nhiều thời gian để nhân viên mới làm quen. Một cách dễ hình dung, một nhân viên bán hàng mới sẽ sớm đạt tới điểm hòa vốn hơn là một nhân viên quản lý cấp cao mới. Con số này có thể bị ảnh hưởng bởi bề dày kinh nghiệm của ứng viên.

Ứng viên càng có kinh nghiệm, quen thuộc với flow của công việc, thời gian thích ứng càng ngắn, từ đó giảm bớt chi phí ẩn cho doanh nghiệp. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng trung bình một công ty sẽ mất đến từ 1 – 2,5% tổng doanh thu của họ để đưa một nhân viên mới hoàn toàn vào guồng. Vì thế, chi phí ẩn chính là chi phí đào tạo nhân viên để họ đạt được năng lực nhất định đến thời điểm sẵn sàng tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.

3. Giai đoạn sau thử việc, khi nhân viên đã vào làm việc
Khi tới giai đoạn này, nhân viên thường sẽ có hai khả năng xảy ra:

• Nhân viên kết thúc quá trình thử việc, được duyệt lên vị trí chính thức, tiếp tục đồng hành cùng doanh nghiệp.
• Nhân viên bỏ việc trong quá trình thử việc hoặc sau 1 – 3 tháng thử sức tại vị trí của doanh nghiệp

Chi phí thời gian khi quá trình onboarding dài dòng

Việc onboarding quá đơn giản dẫn tới nhân viên mới thiếu thông tin, kiến thức chuyên môn. Tuy nhiên, quy trình onboarding dài dòng lại làm nhân viên mới nản chí. Nếu quá trình onboarding tự thân nhân sự cảm thấy không hiệu quả, họ thực chất đang mất nhiều thời gian hơn, chính là thời gian của doanh nghiệp – hay khoản “chi phí cơ hội” đang thất thoát.

Chi phí khi nhân viên bỏ việc

Các loại chi phí ẩn đều đóng góp vào chi phí mà doanh nghiệp phải chịu khi nhân viên bỏ việc. Nếu doanh nghiệp rơi vào tình huống này, bạn sẽ phải đào tạo một nhân viên mới thay thế cho nhân viên nghỉ việc. Chi phí ẩn lúc này đã tăng lên gấp đôi.

Ông Josh Bersin tới từ Deloitte trong một bài viết về việc giữ chân nhân viên đã nêu ra các yếu tố mà một doanh nghiệp nên xem xét khi tính toán chi phí thực khi nhân viên bỏ việc. Những yếu tố này bao gồm chi phí:

• Thuê nhân viên mới bao gồm chi phí truyền thông quảng cáo, sàng lọc, phỏng vấn và tuyển dụng.
• Onboarding một người mới, bao gồm cả chi phí thời gian đào tạo và quản lý.
• Chi phí năng suất: có thể một nhân viên mới mất 1-2 tháng để đạt được năng suất của một người thử việc hiện có.
• Nhân viên nghỉ việc làm vị trí bị bỏ trống, không có người phụ trách, các nhân viên còn lại trở nên quá tải khối lượng công việc.
• Nhân viên mới mất nhiều thời gian hơn và thường không giỏi trong việc giải quyết vấn đề.
• Tác động văn hóa: Bất cứ khi nào ai đó rời đi, những người khác sẽ dành thời gian thắc mắc lý do.

Một trong những lý do khiến chi phí thực cho một nhân viên không rõ ràng là bởi hầu hết các công ty không có hệ thống để theo dõi chi phí tìm kiếm, sàng lọc, phỏng vấn ứng viên, tuyển dụng, định hướng và đào tạo, năng suất, chi phí hành chính, v.v… trong quá trình làm việc với nhân viên đó. Trên thực tế, để đo lường và có cơ chế báo cáo để kiểm soát dòng chi phí này, cần sự hợp tác giữa các bộ phận (nhân sự, tài chính, vận hành,…) nếu không muốn thất thoát ngân sách tuyển dụng của doanh nghiệp.

Làm thế nào để giảm chi phí ẩn trong quy trình onboarding nhân viên mới cho doanh nghiệp

1. Đối với chi phí giấy tờ
Chuẩn hóa quy trình thủ tục giấy tờ
Nhà quản trị có thể đưa ra một quy trình có sẵn tên các thủ tục cần thiết để nhân sự hình dung được. Các thông tin như người liên hệ, bước tiếp theo, nơi hỗ trợ,… đầy đủ sẽ giúp người mới bớt lúng túng.

Số hóa các tài liệu có thể
Các tài liệu về chính sách công ty, chính sách phòng ban, chính sách đào tạo, chính sách đánh giá năng lực,… là các tài liệu hoàn toàn có thể số hóa.

Doanh nghiệp nên có một kho thư viện điện tử lưu trữ lại các tài liệu này để nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm và tham khảo bất cứ lúc nào. Công việc số hóa này sẽ đảm bảo quyền lợi cho họ và giảm tải công việc của phòng Nhân sự khi không phải mất quá nhiều thời gian hướng dẫn hay giải thích cho người mới.

Yêu cầu nhân viên mới hoàn thành các thủ tục giấy tờ của họ trước ngày đi làm
Theo cách này, họ sẽ không lãng phí thời gian để điền vào các biểu mẫu mà dành thời gian có ích đó để học hỏi các kinh nghiệm chuyên môn phục vụ cho công việc của mình. Một báo cáo từ Aberdeen cho biết, có tới 53% các công ty tốt nhất thế giới hiện nay đã giao trách nhiệm cho nhân viên của mình thực hiện các công việc này như một phần của onboarding trước ngày đầu tiên đi làm.

2. Đối với chi phí sử dụng cơ sở vật chất và chi phí khi nhân viên bỏ việc
Rủi ro thất thoát chi phí sử dụng cơ sở vật chất xảy ra khi nhân viên bỏ việc, nên cách duy nhất hạn chế chi phí này đó làm giảm tỉ lệ nghỉ việc của nhân viên mới, nói cách khác, tối đa hóa khả năng “giữ người”.

Văn hóa doanh nghiệp vững mạnh
Doanh nghiệp có văn hóa vững mạnh là điều giúp nhân viên phản chiếu khi họ nhìn vào, là lí do họ tiếp tục ở lại cống hiến. Văn hóa doanh nghiệp còn giúp nâng cao tinh thần đội ngũ, giúp cá nhân duy trì nhiệt của bản thân, giúp đội nhóm gắn bó khăng khít

Tuyển chọn người phù hợp
Luôn tồn tại những cá nhân nổi bật, tuy nhiên, tính cách của nhân viên lại chưa phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Tuyển dụng những cá nhân phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và giá trị cốt lõi của công ty là vô cùng quan trọng, giúp cả nhà tuyển dụng và ứng viên không mất thời gian phân vân hay nghi ngờ nhau, củng cố tinh thần cho ứng viên, giảm khả năng nghỉ việc từ phía ứng viên.

Cung cấp chỉ dẫn và đào tạo sâu sát cho nhân viên
Những nhân viên có hiệu suất làm việc cao có xu hướng muốn học hỏi để nâng cao trình độ và phát triển nhiều hơn. Để giữ chân nhân viên, doanh nghiệp cần có những biện pháp giúp nhân viên linh động trong công việc hiện tại. Đảm bảo rằng họ có quyền lựa chọn cho vị trí cao hơn và tích lũy được nhiều kinh nghiệm hơn.

Đa dạng hóa phúc lợi cho nhân viên
Các chính sách về lương, thưởng hấp dẫn có tác dụng giữ chân nhân tài. Ngoài ra, các chính sách thưởng vượt hiệu suất, nghỉ phép linh hoạt, làm việc từ xa hay các ý tưởng tặng thưởng quà không dùng tiền cũng giúp doanh nghiệp “ghi điểm” trong lòng ứng viên.

Trên đây là khái niệm chi phí ẩn, chi phí ẩn trong quy trình boarding nhân viên và cách làm giảm bớt chi phí ẩn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí tuyển dụng. Hy vọng qua bài viết này, các doanh nghiệp sẽ chú trọng hơn tới loại chi phí này khi tiến hành tuyển dụng. Dù rất dễ bị bỏ qua tuy nhiên nếu để chi phí ẩn bị đội lên quá cao, doanh nghiệp sẽ bị hao hụt một khoản chi phí không hề nhỏ.

—  TNTalent - Giải pháp nhân sự —

Nguồn HR Insider 4.0